note de frais en entreprise

Entreprise : comment gérer les notes de frais de ses employés ?

Achat de matériels et logiciels informatiques, frais de déplacement, hébergement… Les salariés d’une entreprise sont amenés à effectuer des dépenses pour réaliser leurs missions. Seulement, le remboursement de ces notes de frais constitue souvent une démarche fastidieuse pour l’employeur. Ce dernier doit comparer justificatifs, factures, avance de frais, modes de remboursement pour assurer une meilleure qualité du processus de remboursement. Cette démarche est d’autant plus importante qu’une mauvaise qualité du remboursement peut démotiver les salariés en cas de problèmes.

Les notes de frais éligibles au remboursement

Il faut savoir que toutes les dépenses effectuées par un salarié ne font pas obligatoirement l’objet d’un remboursement. La loi oblige l’entreprise à rembourser uniquement des dépenses claires sur les volets :

  • de transports dans le cadre d’une mission hors de l’entreprise ;
  • d’hébergement, à condition que le lieu de réalisation de la mission est situé à plus de 50 km du domicile du salarié ;
  • de la restauration, comme les petits déjeuners, déjeuners et dîners ;
  • des frais éventuels requis par la mission professionnelle, comme l’achat de matériel et équipement, l’abonnement aux services en ligne…

Le télétravail étant devenu une réalité dans les milieux professionnels, les frais de télétravail sont également prévus par la loi. L’entreprise doit donc prendre en charge une partie de ces dépenses, comme un pourcentage du loyer et du forfait Internet.

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La comptabilité des notes de frais

Si l’entreprise s’appuie encore sur les méthodes traditionnelles de la gestion des notes de frais, il est préférable de tenir une fiche standard de déclaration des dépenses. Ce document doit récapituler toutes les informations permettant au salarié de justifier les frais qu’il a avancés :

  • date,
  • montant,
  • objet,
  • prestataire,
  • justificatif joint…

Le salarié doit donc systématiquement imprimer et signer la fiche ainsi que présenter le justificatif des frais engagés.

La dématérialisation de la gestion des notes de frais

Depuis mars 2017, l’État encourage les entreprises à gérer leurs factures au format numérique certifié. Cette dématérialisation permet effectivement de résoudre les problématiques de la gestion des notes de frais. De plus, elle permet d’alléger le processus de gestion, pour l’entreprise comme pour le salarié. Quelques clics suffisent alors à numériser les justificatifs et à procéder à leur enregistrement auprès de l’équipe de la finance. Vous pouvez en savoir plus sur la solution Expense, qui automatise la gestion des notes de frais de vos salariés.

Mais les avantages de la dématérialisation ne sont pas seulement d’ordre organisationnel. En effet, cette méthode permet aussi de réduire de 87% le coût de traitement des notes de frais. De plus, elle diminue considérablement le taux d’erreurs et de fraudes, des problématiques qui risquent d’impacter sur la santé financière de l’entreprise.

La gestion des notes de frais, comme celle des autres factures de l’entreprise, est ainsi plus facilement assurée par le service de la finance. De plus, les délais de traitement des notes de frais peuvent être réduits considérablement en simplifiant les circuits de validation.

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