Quel équipement de bureau choisir pour son entreprise ?

Quel équipement de bureau choisir pour son entreprise ?

C’est un achat qui peut paraître secondaire, voire anodin, pour beaucoup de dirigeants d’entreprise. Après tout, l’équipement de bureau n’est rien d’autre qu’un ensemble de meubles achetés par votre entreprise. Toutefois, le choix de ce matériel peut jouer un rôle primordial pour assurer le bon fonctionnement de votre activité. Faisons le point sur le choix de votre équipement de bureau, et découvrez la liste des meubles les plus indispensables dans votre entreprise.

L’équipement indispensable pour le bureau

Vous savez certainement déjà que le secret du succès d’une entreprise réside dans son équipe. Mobilier technique de bureau, fournitures adaptées, équipement de loisir, mobilier de réunions, espace de repos cosy… Les organisations prennent de plus en plus conscience de l’importance de l’environnement pour motiver les teams au sein de leur bureau. Après tout, un salarié talentueux gagnera rapidement en productivité s’il est équipé des outils, équipements et fournitures de bureau adaptés.

Une fois votre décision prise, la question évidente est de savoir quels équipements de bureau choisir pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Frankel, un spécialiste français de mobilier de bureau, souligne ici l’importance respective de chaque équipement. En effet, l’équipement complet ne se limite pas aux seules chaises et tables de bureau (37% du marché du mobilier professionnel), puisqu’il est aussi question des accessoires et consommables :

  • matériel de connexion Internet haut débit ;
  • ordinateur de bureau et ordinateur portable ;
  • éclairage adapté ;
  • destructeur de papier ;
  • imprimante ;
  • armoire de rangement ;
  • serveur de partage de fichiers et applications ;
  • alimentation continue via UPS…
Matériel de bureau

Comment choisir son fournisseur de mobilier de bureau ?

Qu’il s’agisse d’une nouvelle entreprise ou de remplacement du mobilier existant, le choix du fournisseur d’équipement de bureau est une décision importante qui peut influencer la bonne organisation de votre activité. Tenez compte des facteurs suivants lorsque vous partez en quête d’un fournisseur d’équipement de bureau.

La souplesse du service du fournisseur

Certains fournisseurs choisissent de se spécialiser dans quelques types d’équipement, tandis que d’autres se veulent plus généralistes en offrant une large gamme de matériels. Trouvez un fournisseur qui propose les équipements dont vous avez besoin dans l’immédiat, ainsi que d’autres produits dont votre entreprise pourrait avoir besoin à l’avenir, à mesure qu’elle se développe.

La souplesse du service du fournisseur

Dans chaque catégorie d’équipements, votre fournisseur propose-t-il combien de références ? Cela peut vous paraître anodin pour le moment, mais si votre fournisseur ne propose que de petites machines, cela pourrait se compliquer lorsque vous avez besoin d’un matériel plus sophistiqué.

La sécurité de l’utilisateur

La sécurité de vos collaborateurs prime sur tous les autres critères pour le choix de votre fournisseur. Celui-ci doit donc être assez consciencieux pour ne pas vous fournir un bureau à angle vif ou un fauteuil de bureau instable. Procédez ainsi pour le choix de tous vos équipements de bureau pour veiller constamment à la sécurité de vos salariés.

La formule tarifaire

Quelles sont les gammes de prix des produits proposés ? C’est une question importante surtout pour les entreprises qui débutent tout juste. Mais avant de taxer un fournisseur de « plus cher » ou de « bon marché », voyez ce qu’il propose en termes de financement, de garantie ou de contrats de service (maintenance et entretien).

Le délai de livraison de l’équipement

S’il n’est pas toujours préférable d’attendre la dernière minute pour trouver votre fournisseur, il faut savoir que certains vendeurs peuvent réagir rapidement en cas de besoin. N’hésitez donc pas à vous renseigner sur le délai de livraison et les services connexes. Votre fournisseur s’assure-t-il que l’équipement est configuré pour fonctionner correctement ? Offre-t-il une formation de salarié ou une aide en ligne ? Et comment prendra-t-il ses dispositions en cas de dysfonctionnement d’une machine ?

La qualité et la durabilité du matériel

Ce sont probablement les seules raisons pour lesquelles le prix ne constitue pas un facteur décisif pour le choix d’un matériel de bureau. En effet, se fournir auprès d’un vendeur bon marché n’est pas toujours recommandé, d’autant que vous risquez d’acheter un équipement ancien ou moins durable. Et vous savez bien qu’un matériel défectueux peut entraîner davantage de perte de temps, de dépenses en frais de réparation et de maintenance.

La garantie du matériel

L’achat d’un équipement de bureau n’est pas une démarche anodine, puisqu’il équivaut à investir dans votre organisation. Vous devez donc déterminer à quel point vous protégerez votre entreprise en cas de dysfonctionnement matériel. Les garanties d’équipement sont essentielles pour vous assurer que le nouvel équipement ne soit pas une dépense inutile.

Le financement et le mode de paiement

La plupart des vendeurs de fournitures de bureau savent que les entreprises ont besoin d’une certaine souplesse en matière de paiement. Votre fournisseur devra donc vous proposer différentes options en matière de financement, de crédit-bail…

Equipement de bureau

Le contrat de maintenance et le SAV

C’est un critère important dans le choix de votre fournisseur car c’est celui-ci qui doit prendre en charge les réparations en cas de panne matérielle. Vous savez sans doute déjà que même une imprimante défaillante peut avoir un impact considérable sur l’organisation de votre entreprise. Renseignez-vous donc sur les conditions de service de votre fournisseur, ainsi que ses garanties en matière de délai d’intervention ou de fourniture de pièces de rechange.

Le respect de l’environnement

C’est un critère devenu primordial pour bon nombre d’entreprises, et espérons qu’il en aille de même chez votre fournisseur. Si vous faites le choix de l’écologie et de la responsabilité sociétale, vous devez donc veiller aux conditions de fabrication de votre équipement : provenance du bois, type de peintures et vernis utilisés, utilisation de matériaux recyclables…

L’adaptabilité

Au même titre que la souplesse du service du fournisseur, le matériel que vous achetez doit aussi être suffisamment ajustable pour s’adapter à vos besoins. Dimensions adaptées, sièges réglables en hauteur, matériel informatique ergonomique… Autant d’aspects importants qui permettent à vos salariés de travailler dans de bonnes conditions, sans les maux de dos et autres troubles musculo-squelettiques.

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