Quels sont les bienfaits associés à la dématérialisation des fiches de paie ?

La transformation numérique, également connue comme la digitalisation ou la dématérialisation, a permis de simplifier une branche indissociable des RH : la gestion de la paie. Le choix de moderniser la paie permet une réorganisation de l’information afin de la rendre plus efficace grâce à l’optimisation des processus. La mise en place de nouveaux outils technologiques offre donc aux services RH plusieurs avantages importants, tout en vous permettant de vous concentrer sur des missions à valeur ajoutée. Il fut un temps où le taux d’acceptation de la mesure par les salariés français ne dépassait pas les 20% dans les entreprises. Mais aujourd’hui, grâce à l’inversion de la loi sur la dématérialisation, près de 2 millions de salariés ont opté pour les fiches de paie dématérialisées en 2017. Alors, quels bénéfices apportent la dématérialisation des bulletins de paie pour l’entreprise et pour les salariés ? Réponses dans cet article.

Fiche de paie dématérialisée : ses avantages pour l’entreprise

Il faut savoir que le passage aux bulletins de salaire électroniques ne vous désigne pas seulement comme un employeur moderne : cette opération offre également des avantages tangibles pour vos salariés et votre organisation.

• Les bulletins de paie électroniques sont rentables. Les fiches étant accessibles en ligne, il n’est pas nécessaire de les imprimer ni de les poster au personnel, ce qui réduit vos dépenses en papier et en frais de transport. Vous gagnerez probablement aussi du temps sur vos process : 83% des répondants à une étude menée en 2016 par l’IPPM ont déclaré avoir réalisé des économies en optant pour les bulletins de paie électroniques.
• Les fiches de paie modernes sont plus respectueuses de l’environnement. Puisqu’il n’est pas nécessaire d’imprimer les bulletins, votre entreprise utilisera moins de papier et d’encre, contribuant ainsi à la réalisation de vos objectifs en matière d’environnement et de réduction des déchets.
• Les bulletins de paie en ligne sont plus sécurisés. Il y aura effectivement moins de risque que des informations confidentielles sur la paie d’un salarié soient dévoilées par mégarde en oubliant la fiche sur le bureau.

Bulletin de paie dématérialisé : ses avantages pour le salarié

Bien entendu, la dématérialisation des fiches de paie ne profite pas qu’à l’entreprise : chaque salarié bénéficie aussi de ses bienfaits :

• Chaque employé peut avoir accès à son bulletin de paie à tout moment, n’importe où, pour peu qu’il dispose d’un accès au serveur de l’entreprise. Pour cela, il faudra utiliser un système RH optimisé pour les appareils mobiles, permettant au personnel de visualiser sa fiche de paie à tout moment, à partir de tout appareil connecté à Internet ou au serveur.
• Accès instantané aux fiches de paie historiques. Les employés pourront télécharger, envoyer par e-mail et imprimer l’historique de leurs fiches de paie à partir du système de GRH.
• Le stockage des bulletins de paie est centralisé dans un serveur sécurisé. Grâce aux fiches de paie électroniques, les salariés n’auront plus à classer chaque mois un nouveau morceau de papier. Il leur suffit de se connecter à leur compte RH pour vérifier les détails de leur paie, de leurs taxes et de leurs retenues.