L’archivage de papiers administratifs est indispensable dans le cadre d’une bonne gestion des données, que ce soit pour un particulier, une entreprise ou encore une organisation gouvernementale. En pratique, il s’agit de stocker des documents importants, comme des justificatifs fiscaux, des factures ou encore des contrats. Ils sont conservés de manière à être faciles d’accès, gardés confidentiels, disponibles sur le long terme et sécurisés. Quelles sont alors les options envisageables en ce sens ?
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Le tri : une étape clé dans l’archivage de papiers administratifs
Le tri est une étape incontournable d’un archivage papier administratif efficace. Cette opération vous permet de distinguer les documents importants du reste. Le classement des documents est facilité et peut s’effectuer dans un ordre logique, essentiel pour comprendre leur utilisation. Le tri s’avère primordial pour des besoins réglementaires : vous pouvez accéder facilement et rapidement à la paperasse nécessaire pour un audit ou une inspection.
Cette opération permet non seulement de mettre de l’ordre dans les documents, mais également de libérer de l’espace. Vous retirez les éléments obsolètes pour laisser une place à de nouveaux papiers. Vous commencez par les classer par catégorie. Les factures, les justificatifs médicaux, la banque, les fiches de paie, les documents d’identité, les certificats d’assurance en sont des exemples.
La durée de conservation à définir selon le document
La durée de conservation d’un document dépend de sa nature. Une entreprise conserve ses actes de vente et ses justificatifs de biens le plus longtemps possible, notamment jusqu’à 40 ans. Les papiers fiscaux sont, quant à eux, à garder pendant une durée de 4 à 6 ans. Les éléments utilisés pour la comptabilité sont archivés pendant une dizaine d’années.
Les documents administratifs importants pour les particuliers sont les diplômes, les actes d’état civil, le livret A, ou encore les contrats de travail. Ils doivent être conservés à vie, de préférence. Le mieux est de garder leur version originale. Les factures d’abonnement, les ordonnances médicales, et les taxes d’habitation sont gardées pendant un an au maximum.
Les meilleures solutions de stockage de dossiers administratifs
Le choix de la solution de stockage est la dernière étape après le triage et la sélection de dossiers administratifs à conserver. Diverses options sont envisageables en fonction du volume de documents et de l’espace dont vous disposez. Voici les principales solutions possibles :
- Un mobilier : cela peut être une étagère, un caisson ou encore une bibliothèque ;
- Un contenant physique dédié : une boîte en carton, des papiers chemises, et des classeurs ;
- Une espace de stockage virtuel : cette option donne accès à une dématérialisation, appréciée pour son côté sécurisé et pratique.
Conclusion
Quelle que soit la solution adoptée pour stocker des documents administratifs, vous devez vous assurer que ceux-ci sont bien sécurisés. Dans le cas d’un mobilier ou d’un contenant physique dédié, assurez-vous que tout est bien verrouillé et que seules les personnes autorisées peuvent y avoir accès. Dans le cas d’un stockage virtuel, vérifiez que le logiciel ou le programme que vous avez choisi et fiable. Verrouillez vos documents à l’aide d’un mot de passe difficile à pirater et adopter l’option d’authentification à deux facteurs pour limiter les risques d’intrusion indésirable.
Bonjour. Laura, ancienne journaliste dans le domaine entrepreunarial.. je passe ma retraite dans mon jardin ou à écrire des articles !