Le standard téléphonique est devenu l’un des outils indispensables de toute entreprise, quelle que soit sa taille ou le type de produits ou de services qu’elle vend, puisque son importance réside dans le fait qu’il va optimiser considérablement le Service Client. Compte tenu de l’utilité de cet instrument et de la variété des produits actuellement disponibles sur le marché, le choix d’un standard téléphonique peut être une tâche quelque peu difficile. Pour cette raison, il est conseillé de prendre en compte une série de critères et d’établir clairement quels sont les besoins spécifiques de votre entreprise.
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Pariez sur le cloud
Le cloud est un service de stockage qui offre de multiples possibilités, comme l’hébergement d’un standard téléphonique. Grâce aux standards virtuels dans le cloud, vous oublierez à jamais les appareils encombrants qui composaient les standards traditionnels. De plus, les PBX dans le cloud sont généralement une solution moins chère. Vous vous épargnerez également une installation complexe et vous gagnerez également en facilité d’utilisation. Vous n’aurez pas à vous soucier de sa mise à jour.
Choisissez correctement le nombre d’extensions
Ne louez pas d’extensions que vous n’utiliserez pas. Calculez exactement le nombre de téléphones dont vous aurez besoin et vous économiserez ainsi des coûts et éviterez d’avoir des ressources inutilisées. Pour ce faire, louez votre standard auprès d’une entreprise spécialisée comme Kavkom.fr, qui vous donne la flexibilité de choisir le nombre de terminaux que vous pouvez inclure dans le standard.
Optez pour un standard qui relie tous vos bureaux
Si votre entreprise a plus d’un siège dans lequel elle exerce son activité, il serait intéressant dans votre cas que le standard que vous choisissez vous aide non seulement à communiquer avec les clients, mais qu’il puisse également relier entre eux les différents sites de l’entreprise. Avec un tel standard le coût des appels entre les différents sites sera nul.
Choisissez un standard qui intègre les lignes mobiles
Il serait intéressant que vous choisissiez un standard dans lequel vous pourriez également intégrer vos lignes de téléphonie mobile, car vous pourrez ainsi répondre à tous les appels qui arrivent au standard, où que vous soyez. Cette option est particulièrement intéressante si vous recevez peu d’appels vers la ligne fixe que vous avez dans votre entreprise et que la plupart des appels arrivent sur votre smartphone.
Choisissez le standard qui vous offre le plus de possibilités et la meilleure connexion
Si vous optez finalement pour un standard virtuel dans le cloud, les appels peuvent être transmis soit depuis le réseau téléphonique ou la ligne mobile, soit par IP. Dans le cas où vous utilisez le système voix IP, vous devez vous assurer que la société avec laquelle vous avez contracté le service Internet vous offre une connexion stable afin de garantir la qualité des appels. S’il y a un problème avec la connexion Internet, vous ne pouvez pas permettre que cela affecte également votre capacité à répondre aux appels. Pour cette raison, vous devrez vous assurer que votre fournisseur Internet est rapide lorsqu’il s’agit de résoudre les incidents.
Gardez un œil sur les frais
Ne laissez rien au hasard et assurez-vous que le service de standard téléphonique que vous choisissez n’entraîne aucun coût supplémentaire, tel que des frais supplémentaires pour le renvoi d’appel. Vous devez également faire attention à ce que le standard que vous choisissez n’ait pas de limite établie pour les appels reçus. Si c’est le cas, il est fort probable que lorsque vous dépasserez cette limite, un montant supplémentaire commencera à vous être facturé.
Veillez à ce que le standard ait toutes les fonctions de bas
Cela semble évident, non ? Si vous trouvez des standards avec des prix tellement incroyables qu’ils semblent faux, c’est peut-être parce qu’ils n’ont pas certaines des fonctions de base de cet outil. Leqs fonctions de base sont les suivants :
- Réception et émission d’appels ;
- Insertion de voix off ;
- Appels en attente (indispensables dans toute entreprise avec un volume de communication important) ;
- Identification de l’appelant ;
- Réception d’appels internationaux ;
- Sauts d’appels.
Evitez les standards physiques
Actuellement vous pouvez avoir un standard téléphonique physique pour des prix très très bas. Ce n’est toutefois pas une option que nous recommandons, car ils sont difficiles à configurer et à mettre à jour. De plus, ils nécessitent des coûts de maintenance très élevés. Les solutions cloud ont des coûts beaucoup plus flexibles.
Misez sur la sécurité
Dans le contexte des entreprises, il est entendu que la sécurité de l’information implique trois attributs :
- Confidentialité : Seules les personnes réellement autorisées ont accès à cet ensemble d’informations
- Intégrité : Maintien des caractéristiques originales de l’information, même après manipulation
- Disponibilité : Accès complet des personnes autorisées à l’information à tout moment.
Ainsi, lorsqu’un gestionnaire recherche une solution technologique comme un central téléphonique, il doit s’assurer que l’équipement acquis est capable de mettre ces trois attributs au service de l’organisation.
Recherchez l’automatisation
Toute entreprise qui souhaite croître ou maintenir une santé financière optimale doit optimiser l’allocation de ses ressources humaines. Avec le coût de la main-d’œuvre, il est impossible d’employer des personnes pour effectuer des tâches mécaniques, répétitives ou bureaucratiques. Par conséquent, le central téléphonique d’une entreprise doit être aligné sur ce besoin. Il doit « parler » aux systèmes et interagir directement avec les utilisateurs, ne rendant l’intervention humaine nécessaire qu’en dernier recours ou dans des situations tout à fait atypiques. Le standard téléphonique doit donc :
- Permettre aux appels externes d’être effectué directement vers un poste donné, sans avoir besoin de transfert ;
- Localiser une personne via une diffusion logicielle ;
- Transférer les messages vocaux envoyés par e-mail ;
- Enregistrer les appels à la demande ;
- Fournir un service client automatique, qui peut effectuer plusieurs actions uniquement via le système et avec un retour vocal, confirmant le choix du client.
Ces caractéristiques sont d’une grande importance. Ils permettent au service client d’être simultané et agile. Un autre avantage est la réduction des coûts, puisque l’entreprise ne dépend pas des employés pour ces étapes de service.
Optez pour un standard polyvalent
Tout comme les dispositifs technologiques que nous connaissons, les standards téléphoniques ont également évolué au fil du temps. Aujourd’hui, il est possible d’acheter des équipements capables de réunir une série de fonctions pouvant être utiles à l’entreprise.Un exemple est la possibilité d’enregistrer des appels. Cette fonctionnalité est importante dans de nombreuses situations, en particulier lorsque votre équipe interagit avec le client et reçoit des demandes pouvant entraîner des problèmes et des processus futurs. Une autre fonctionnalité intéressante est le contrôle de la conciergerie, qui est très utile pour les entreprises avec des équipes réduites.
Bonjour. Laura, ancienne journaliste dans le domaine entrepreunarial.. je passe ma retraite dans mon jardin ou à écrire des articles !