E-commerçant : quand enregistrer son entreprise et quelles sont les obligations légales ?

À l’instar de tous les autres types d’entreprise, celles du e-commerce doivent répondre à des normes établies, en vue d’exercer en toute légalité. Cependant, beaucoup d’e-commerçants ignorent à quel moment ils doivent enregistrer leur structure et surtout quelles sont les obligations légales de celle-ci. Nous vous proposons ce guide pour vous éclairer.

Le moment idéal pour enregistrer son entreprise de e-commerce

L’enregistrement de l’entreprise permet d’être assuré et offre une crédibilité vis-à-vis des clients et partenaires. Mais avant de songer à vous enregistrer, il faut remplir certaines conditions.

Il faut d’abord identifier le produit ou le service à proposer à la clientèle. Ne vous fiez pas exclusivement pas à la mode pour le choisir. En effet, les produits choisis exclusivement suivant une tendance ne gardent pas la cote suffisamment longtemps pour permettre à votre boîte de tourner sur la durée. Choisissez plutôt un produit utile au-delà de la mode.

Après le choix du produit, contactez les fournisseurs. Même si elle n’est pas difficile, cette étape peut prendre du temps. Ensuite, vous devez déterminer votre marque et votre nom de domaine.

Puisqu’il s’agit de commerce en ligne, vous devez aussi songer à développer votre site. Vous pouvez le faire vous-même si vous en avez les compétences. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez louer les services d’une agence professionnelle. Une fois votre site développé, songez à la logistique qui vous permettra de gérer les commandes. Mais attention, jusqu’ici, même lorsque vous êtes en train d’importer des produits dans votre boutique, vous n’êtes pas encore obligé de procéder à l’enregistrement auprès du tribunal de commerce. Vous pouvez attendre que le site soit pleinement opérationnel ; dans tous les cas, lorsque vous commencerez à accueillir vos premiers clients et à recevoir vos premières commandes, il faudra que l’entreprise soit enregistrée.

Les obligations légales d’une entreprise de e-commerce

Une entreprise d’e-commerce a des obligations légales particulières qui vont au-delà de la légalisation de l’activité. Ce sont les mentions légales et les conditions générales de vente.

Les mentions légales

Les mentions légales servent à l’identification de l’entreprise. Il s’agit obligatoirement :

• de l’adresse de l’entreprise,
• de la dénomination sociale pour les personnes morales ou du nom et prénom pour les personnes physiques,
• de l’adresse mail et des coordonnées téléphoniques qui permettent aux clients et partenaires d’entrer en contact avec l’entreprise.

Certaines mentions légales sont nécessaires selon la situation. Ce sont :

• le siège social,
• le numéro d’immatriculation au registre des métiers ou au registre du commerce,
• le capital social,
• le numéro d’identification à la TVA,
• le nom et l’adresse de l’autorité ayant délivré l’autorisation si l’activité est soumise à une autorisation,
• la référence aux règles professionnelles applicables.

Si votre entreprise est dispensée d’immatriculation, vous devez alors indiquer la mention suivante sur votre site : « Dispensé d’immatriculation en application de l’article L. 123-1-1 du Code de commerce ».

Les conditions générales de vente

Passer les commandes sur un site suit trois étapes. D’abord, le site indique au client les détails de la commande et le prix total. Ensuite, il lui expose les possibilités de correction des erreurs sur la commande en cas de nécessité. Et enfin, le client confirme la commande.

Le client a besoin entre autres de connaître :

• les coordonnées (mail, fax, téléphone) de l’entreprise ;
• le coût éventuel de la communication à distance pour la conclusion du contrat ;
• lorsqu’elle existe, la durée minimale de l’obligation contractuelle du site ;
• las cautions et garanties à payer ;
• la possibilité de régler un litige avec l’agence sans recourir à une procédure judiciaire ;
• en cas de possibilité de procédure extrajudiciaire, les codes de conduite à appliquer ;
• l’absence ou non de droit de rétractation ;
• en cas d’absence, le fait que le client supporte les frais de rétractation.

Par ailleurs, l’entreprise doit fournir certains détails aux clients avant d’entamer toutes négociations. Il s’agit :

• des détails du passage de commande
• des tarifs, taxes et la durée de validité des prix,
• des conditions de remboursement,
• des limitations de la garantie,
• du service après-vente,
• des conditions d’archivage des contrats,
• des limites de responsabilités.

La sécurisation des paiements et des données des clients

Lorsque vous exercez dans l’e-commerce, vous devez respecter les règles de paiement à distance.

Lorsqu’un client utilise frauduleusement une carte bancaire, c’est l’entreprise qui en assume la responsabilité. Lorsque le titulaire de la carte bancaire conteste par écrit l’achat effectué, la banque débite le compte de l’entreprise. C’est ainsi que le stipule la convention de vente entre la banque et l’entreprise.

Ensuite, c’est de la responsabilité de l’entreprise d’assurer la sécurité et la confidentialité des données de la clientèle. Cependant, elle a besoin de l’accord du client pour conserver certaines données.

Enfin, lorsque l’entreprise collecte des informations normatives sur les clients, elle doit faire une déclaration simplifiée ou normale auprès de la Cnil. Dans ce cas, elle doit le faire avec l’accord des clients. Aussi, elle devra informer les clients de leur droit d’accès, de modification et de suppression de leurs données.