PME : comment gérer vos notes de frais ?

Les employés de votre PME peuvent engager personnellement des dépenses liées aux missions, à l’hébergement, aux repas d’affaires, à l’abonnement internet ou téléphonique, etc. Grâce aux notes de frais, vous êtes en mesure de les suivre et de les rembourser.

Gestion des notes de frais

Le point sur la gestion des notes de frais

Les notes de frais se présentent généralement sous forme de fiches comprenant des dépenses et des justificatifs. Elles doivent faire l’objet d’un suivi minutieux, car elles représentent un moteur essentiel au fonctionnement de votre PME.

La gestion des notes de frais

Il revient généralement au service financier de traiter mensuellement les notes de frais au sein d’une entreprise. Le service comptable doit obligatoirement conserver l’ensemble des informations légales qui y sont relatives ainsi que les justificatifs des dépenses.

En outre, les notes de frais doivent comprendre les renseignements sur le salarié qui a engendré les dépenses avec les dates. Doivent également y apparaître les montants HT et TTC, la TVA, mais aussi le motif. Le travail consiste à enregistrer les notes de frais en les incluant au débit dans le compte numéro 6 du Plan comptable général. Sauf exception, la TVA sera déduite comme pour une dépense quelconque de la société.

Le recours à un logiciel pour gérer les notes de frais

Plusieurs applications pouvant vous aider à bien gérer vos notes de frais existent, alors mieux vaut opter pour des outils particulièrement performants afin de vous faciliter la tâche. Lorsqu’une entreprise fait appel à un tel outil de gestion, parmi les fonctionnalités primordiales rendant efficace cette solution pour vos notes de frais se trouvent l’ergonomie ainsi que la possibilité de photographier les justificatifs des employés.

Assurez-vous que le logiciel que vous choisirez enregistre et affiche correctement l’historique des traitements. Vous devez pouvoir suivre aisément l’état du processus de traitement (traité, validé, en cours, etc.). Votre logiciel devra également faciliter la gestion des achats en temps réel, les divers modes de transport et l’exportation des données.

De la maîtrise des notes de frais

Numériser la gestion des notes de frais simplifie les étapes de traitement des data fournies par vos collaborateurs et permet également de mettre le doigt sur les fraudes éventuelles. En effet, certains employés n’hésitent pas à surestimer leurs dépenses ou à créer de faux frais pour profiter d’un montant de remboursement doublé. Grâce à un logiciel destiné à gérer les notes de frais, vous serez en mesure de comparer leurs dépenses.

Comment gérer confortablement vos notes de frais ?

Afin de canaliser les dépenses prises en compte dans la gestion des notes de frais, assurez-vous de bien les préciser, mais aussi d’indiquer le cadre dans lequel elles s’appliquent. Pour faciliter les choses, vous pouvez tout à fait proposer des modes de paiement faciles à contrôler ou fixer des limites.

N’hésitez pas également à fixer un plafond de montant autorisé pour les dépenses. Cela vous permettra d’éviter de dépasser le budget attribué aux notes de frais. Pour chaque dépense, indiquez des maximas, puis spécifiez systématiquement le non-remboursement en cas dépassement de la limite fixée. Définissez par ailleurs un délai maximum pour le remboursement afin d’encourager la transmission des documents nécessaires au service comptable dans les délais.

L’importance de créer un canal pour les dépenses des collaborateurs

Vous conviendrez qu’il sera difficile de contrôler si vos collaborateurs réalisent les dépenses de leurs proches. Pour gérer au mieux leurs notes de frais, fournissez-leur des cartes bancaires prépayées ou des comptes avec un montant fixe ou à ne pas dépasser. Pour gagner du temps lors du remboursement et pour éviter de frustrer (éventuellement) le personnel, ce dernier devra justifier ses dépenses par la suite. Gardez en tête que les notes de frais correctement gérées grâce aux règles que vous fixez et aux logiciels de gestion participent au développement de votre société.

L’utilité d’un logiciel dédié à la gestion des notes de frais

Avec le temps, votre entreprise évolue/grandit et les notes de frais se multiplient par la même occasion. Bien que la gestion manuelle de ces dernières soit possible pour les TPE, tout change dès que vous atteignez le stade de PME. Ainsi, utiliser une application dédiée à cette tâche vous fera gagner en productivité et en sécurité.

Les limites de la gestion classique des notes de frais

Les raisons de s’équiper d’un logiciel de gestion des notes de frais sont nombreuses. En effet, Excel présente certaines limites (manque de flexibilité, saisies manuelles multiples, etc.), notamment pour traiter le ticket restaurant. Utiliser une application dédiée évite aux collaborateurs (qui doivent réunir et scanner les justificatifs, puis les faire vérifier) comme aux comptables (lesquels doivent vérifier, saisir et intégrer les notes dans la data base) de perdre du temps.

Cela évite également les litiges dus à l’allongement du délai de remboursement après l’édition de la note. Sachez que saisir et calculer manuellement les données chiffrées engendre tôt ou tard des erreurs. D’après une recherche menée par la Global Business Travel Association, l’entreprise dépense 53 euros pour une note de frais en temps de traitement (salarié et comptable). Si la saisie contient une erreur, elle vous coûtera 48 euros de plus*.

Les PME ne recourant pas à un logiciel dédié s’exposent à des risques d’abus des salariés. Les plus courants sont :

  • le dépassement du plafond,
  • les doublons volontaires,
  • les frais kilométriques.

Les avantages d’un logiciel pour votre PME

Un logiciel de gestion des notes de frais profite aux managers, aux employés et aux comptables. Il fait économiser du temps qui sera employé pour optimiser la productivité sur les opérations ayant une forte plus-value. Grâce à la digitalisation, les data sont centralisées et sécurisées, ce qui permettra par la suite de créer des reporting pour voir clairement les dépenses des salariés.

Une application de gestion évite de se précipiter en fin de mois en cas retard d’intégration, car vos employés auront moins tendance à procrastiner. De cette Le délai de remboursement sera par ailleurs plus court grâce au traitement facilité des données. En les gérant sur un logiciel, vous vous assurez d’harmoniser les processus. Pour finir, si l’URSAFF réalise un contrôle, vous aurez la possibilité de fournir les calculs et les justificatifs clairs.

* Source : https://www.pressonline.com/hrs/2015/11/etude-hrs-gbta-impact-financier/

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