Pourquoi mettre en place une solution de télésecrétariat ?

Selon les estimations, le secrétariat coute de plus en plus cher pour une entreprise. Pour réduire, les dépenses, il y a une solution assez simple : c’est d’externaliser cette tâche. En confiant cette activité à un prestataire, vous allez dégager énormément d’avantages comme un gain de temps ou d’économie. On vous propose un focus sur le télésecrétariat : quels sont les atouts ? Est-ce qu’il y a des inconvénients ? 

Comment fonctionne le télésecrétariat ? 

Les dirigeants de l’entreprise se réunissent et décident des besoins et des tâches importantes du secrétaire. Après avoir bien détaillé les missions, ils peuvent engager une société prestataire pour assurer le télésecrétariat. Dans la majorité des cas, ses obligations se subdivisent en deux : 

• En interne, le secrétaire gérera les rendez-vous et les agendas importants de l’entreprise. Il peut aussi s’occuper des différents courriers (envoi et réception). Ce n’est pas rare qu’il rédige aussi les différents comptes-rendus des réunions. 
• En externe, le secrétaire pourra réceptionner les différents appels téléphoniques des clients ou des collaborateurs de l’entreprise. Il peut aussi contacter les fournisseurs de l’entreprise. 

Le télésecrétariat reste une solution économique pour bien gérer une entreprise. Avec cette méthode, vous aurez droit à de nombreux avantages comme un gain de temps incroyable dans votre organisation. Bref, grâce au télésecrétariat, vous augmenterez vos bénéfices. 

Le télésecrétariat : soutien administratif sur mesure  

Les secrétaires à distance possèdent une maitrise parfaite de la bureautique. Ils sont capables de prendre en main plusieurs aspects de la gestion de votre entreprise. Cela va vous permettre d’être beaucoup plus productifs et rentables. Selon vos besoins et vos attentes, les tâches peuvent être déterminées à l’avance. Le télésecrétariat se définit comme l’externalisation de certaines tâches administratives comme la prise de rendez-vous des commerciaux, la tenue des plannings, la saisie comptable ou encore le suivi des relances clients.  

La délégation de ces tâches à un secrétaire à distance vous permet de gagner en sérénité. Vous ne serez plus stressé par des problèmes administratifs. C’est très avantageux en de nombreux points : bien-être, productivité, gain de temps.

Comment choisir une secrétaire à distance ?  

Avant d’engager un prestataire, il est important de prendre en compte certains critères de choix. En voici quelques-uns : 

• S’il s’agit d’une société, vérifiez qu’elle possède une grande expérience dans le domaine. Faites des recherches sur le sujet en visitant les forums ou encore les avis des clients. Ne vous fiez pas seulement sur le site internet. 
• S’il s’agit d’une personne physique, faites quelques tests afin de jauger sa qualité d’écoute et ses connaissances sur la communication. 
• N’hésitez surtout pas également à demander le logiciel qu’utilise votre prestataire. En effet, dans le domaine du télésecrétariat, il existe des softwares spécifiques.
• Demandez aussi si le secrétaire est opérationnel avec plusieurs langues (anglais, espagnols …). Cela peut avoir son importance.   

Ne vous précipitez surtout pas dans vos recherches, prenez le temps de bien comparer les différentes offres. Sur ce point, demandez un devis estimatif afin de connaître précisément les meilleurs tarifs.