Qu’est-ce que l’enterprise search ?

Un nouveau type d’outils vient de voir le jour dans le monde de l’entreprise: l’enterprise search. Qu’est-ce que c’est ? Quelles sont ses fonctionnalités ? A quelles exigences doit-il répondre ? Lisez la suite de cet article pour en savoir plus.

Qu’est-ce que l’enterprise search ?  

Certes, la présence digitale est importante pour les entreprises. Mais les employés d’une même entreprise utilisent une diversité de logiciels : un pour le courrier, un autre pour internet, un pour la saisie de texte, et un autre pour gérer les chiffres, etc. La liste s’allonge si l’entreprise travaille avec des systèmes supplémentaires, tels qu’un CRM ou une ERP. Selon une étude récente, 66% des entreprises utilisent plus de 6 emplacements de stockage. En conséquence, cela crée des difficultés. 

Dans l’étude, 71% des personnes interrogées ont noté qu’il était difficile de rechercher des informations au sein d’une entreprise. Pour résoudre ces problèmes, un nouveau type d’outils a été créé : l’enterprise search. Le principe de l’Enterprise Search est tout simple. Il s’agit d’outils utilisés pour rechercher des informations sur les serveurs de fichiers, les réseaux d’entreprise, les systèmes de gestion de contenu, les e-mails et les bases de données.

Quelles sont les fonctionnalités de l’Enterprise search ? 

De telles solutions répertorient et classent les informations, de sorte à former une base commune de liens complexes. Dans le même temps, la structure et l’emplacement des installations de stockage restent inchangés quelle que soit la taille de l’entreprise. 

Les moteurs de recherche d’entreprise font plus que simplement trouver les informations dont les employés ont besoin. Ils permettent, par exemple, de prévisualiser les documents dans leur format d’origine sans installer d’outils logiciels supplémentaires. Les utilisateurs peuvent accéder à la recherche à partir de n’importe quel navigateur web.

Quelles sont les exigences auxquelles devrait répondre l’enterprise search ?

Tout d’abord, un outil d’entreprise search doit répondre à de nombreuses exigences techniques. Par exemple, il doit accepter des fichiers d’index de différents formats. Vu qu’il est conçu pour les employés, il doit aussi être facile à utiliser.

Les grandes entreprises s’intéressent aux moteurs de recherche à noyau sémantique. Dans ce cas, la demande peut être exprimée sous la forme d’une phrase. C’est pratique, mais cela soulève un certain nombre de difficultés. Les exigences en termes de performances matérielles du serveur augmentent et un réglage supplémentaire devient nécessaire. Habituellement, une recherche morphologique ordinaire suffit pour les employés. Elle est plus opérationnelle et ne surcharge pas le serveur.

Pour qu’un outil de recherche puisse traiter de grandes quantités de données et trouver des documents pertinents, il est nécessaire qu’il dispose de filtres sur le contenu et de métadonnées sur les fichiers stockés. Cela donne d’énormes possibilités : vous pouvez spécifier des mots et des phrases qui devraient ou ne devraient pas être dans le document ou déterminer des variantes du mot recherché à l’aide d’opérateurs de recherche spéciaux. Les métadonnées vous permettent de déterminer le format, la langue, l’auteur du document ou la date de la dernière modification.