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France Initiative

Premier salarié : la checklist de l'embauche, du contrat à la première DSN

Embaucher son premier salarié, c'est une suite de formalités à faire dans l'ordre : avant l'arrivée, le jour de l'embauche, puis dans les semaines qui suivent. Chaque étape indique quand agir et renvoie à sa fiche officielle. Le coût mensuel est calculé pour trois cas : un salarié au Smic à temps plein, à mi-temps et un apprenti.

Combien coûte un premier salarié

Salarié au Smic à temps plein

35 heures par semaine, non-cadre

Salaire brut
1 867,02 €
Charges patronales
120,74 €
Coût total par mois
1 987,76 €
Net du salarié
1 455,99 €

Salarié au Smic à mi-temps

17 h 30 par semaine, non-cadre

Salaire brut
933,51 €
Charges patronales
70,37 €
Coût total par mois
1 003,88 €
Net du salarié
717,02 €

Apprenti de 26 ans et plus au Smic

35 heures par semaine, avant aide de l'État

Salaire brut
1 867,02 €
Charges patronales
97,77 €
Coût total par mois
1 964,79 €
Net du salarié
1 650,53 €

Entreprise de moins de 11 salariés, taux AT/MP moyen, mutuelle de base payée à moitié par l'employeur, réduction générale déduite. Pour un autre salaire : simulateur du coût d'un salarié.

Les démarches dans l'ordre

  1. 1

    Identifier la convention collective

    avant le recrutement

    Dès le 1er salarié, l'entreprise peut être tenue d'appliquer une convention collective : celle dont relève son activité principale. Le service en ligne « Trouver sa convention collective » la retrouve à partir du nom de l'entreprise ou du numéro Siret. Lisez-la avant de fixer le salaire et de rédiger le contrat.

    Entreprendre Service Public, Comment trouver sa convention collective lors de l'embauche d'un premier salarié ? (F36056, vérifié le 16 avril 2026)
  2. 2

    Choisir le contrat de travail

    avant le recrutement

    Le CDI est la forme normale et générale d'embauche : un CDD ou l'intérim n'est possible que dans une situation qui l'autorise. Un CDI à temps plein peut ne pas être écrit, mais un CDI à temps partiel doit l'être. Le contrat écrit est rédigé en français.

    Entreprendre Service Public, Conclusion d'un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) pour un salarié (F1906, vérifié le 3 juin 2024)
  3. 3

    Décider d'une prévoyance complémentaire

    avant l'arrivée du salarié

    La mise en place d'un contrat de prévoyance complémentaire (maladie, invalidité, décès…) est facultative. Elle se fait par convention ou accord collectif, par référendum ou par décision unilatérale de l'employeur ; dans ce dernier cas, chaque salarié reçoit une copie de l'écrit. Pour que la participation patronale soit exonérée de cotisations, le régime doit être collectif, obligatoire et souscrit auprès d'un organisme habilité.

    Urssaf, Mettre en place une prévoyance complémentaire (publié le 22 janvier 2024)
  4. 4

    Faire la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

    au plus tôt 8 jours avant l'embauche, et avant la prise de poste

    Pour un premier salarié, la DPAE se fait sur due.urssaf.fr, ce qui crée le compte employeur, ou sur net-entreprises.fr. Elle immatricule le salarié à la CPAM, affilie l'employeur à l'assurance chômage et transmet la demande d'adhésion au service de prévention et de santé au travail choisi dans la liste, ainsi que la demande d'examen médical d'embauche. Si cette première embauche ne se fait pas, prévenez vite l'Urssaf.

    Urssaf, Réaliser la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) (mis à jour le 15 juillet 2026)
  5. 5

    Signer le contrat écrit

    à l'embauche ; un CDD est remis au plus tard 2 jours ouvrables après

    Un CDD, un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation doit être conclu par écrit, en français ; un CDD indique son motif et les droits collectifs (convention collective, caisse de retraite complémentaire, organisme de prévoyance). Sans écrit, le CDD peut être requalifié en CDI et l'employeur risque une amende de 3 750 €.

    Service Public, Contrat de travail à durée déterminée (CDD) (F36, vérifié le 21 août 2026)
  6. 6

    Mettre en place la complémentaire santé

    dès l'arrivée du salarié, quelle que soit son ancienneté

    Tout employeur du secteur privé doit faire bénéficier ses salariés d'une complémentaire santé collective, financée au moins à 50 % par lui et couvrant un panier de soins minimal. La convention ou l'accord de branche peut imposer des garanties ou un taux de cotisation plancher. Certains salariés peuvent demander une dispense, par exemple en CDD de moins de 3 mois ou à 15 heures par semaine au plus.

    Entreprendre Service Public, Quelle obligation pour l'employeur en matière de complémentaire santé ? (F33754, vérifié le 20 janvier 2026)
  7. 7

    Ouvrir le registre unique du personnel

    dès l'embauche du 1er salarié

    Le registre, papier ou numérique, inscrit chaque salarié dans l'ordre des embauches : nom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat. Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail. Son absence ou l'oubli de mentions peut coûter jusqu'à 750 € d'amende par salarié.

    Entreprendre Service Public, Registres obligatoires dans l'entreprise (F1784, vérifié le 5 février 2026)
  8. 8

    Rédiger le document unique d'évaluation des risques (DUERP)

    dès l'embauche du 1er salarié

    Le DUERP est obligatoire dans toutes les entreprises dès le premier salarié. Il recense les dangers, consigne l'évaluation des risques et liste les actions de prévention ; aucun modèle n'est imposé, sur papier ou en numérique. Le service de prévention et de santé au travail auquel l'entreprise adhère peut contribuer à cette évaluation.

    Entreprendre Service Public, Qu'est-ce que le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) ? (F35360, vérifié le 22 juillet 2026)
  9. 9

    Faire les affichages obligatoires

    dès l'embauche, dans un endroit facilement accessible

    Jusqu'à 10 salariés, l'employeur affiche notamment les coordonnées de l'inspection du travail, du médecin du travail et des secours, les consignes de sécurité, les horaires collectifs, l'interdiction de fumer et de vapoter et les conditions d'accès au DUERP. D'autres informations peuvent être diffusées par tout moyen : intitulé de la convention collective, textes sur l'égalité salariale, le harcèlement et les discriminations.

    Entreprendre Service Public, Quelles sont les obligations d'affichage dans une entreprise ? (F23106, vérifié le 8 juillet 2026)
  10. 10

    Remettre les informations écrites au salarié

    au plus tard 7 jours calendaires, puis 1 mois après l'embauche

    Sous 7 jours : identité des parties, lieu de travail, poste, date d'embauche, période d'essai, rémunération et durée du travail. Sous 1 mois : droit à la formation, congés payés, procédure de rupture, conventions applicables, régimes obligatoires, prévoyance et frais de santé. L'employeur remet aussi une copie de la DPAE, sauf si le contrat écrit mentionne l'organisme destinataire, et annonce l'entretien de parcours professionnel de la 1re année.

    Entreprendre Service Public, Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé (F23107, vérifié le 1er juin 2026)
  11. 11

    Établir le premier bulletin de paie

    à chaque versement du salaire

    Tout salarié reçoit une fiche de paie lors du paiement du salaire ; elle est dématérialisée par principe, sauf refus du salarié. Elle comporte des mentions obligatoires, dont la convention collective, le brut, les cotisations, le net à payer et l'impôt prélevé à la source. L'employeur en garde un double pendant 5 ans.

    Entreprendre Service Public, Fiche de paie (F559, vérifié le 1er juin 2026)
  12. 12

    Transmettre la déclaration sociale nominative (DSN)

    chaque mois, au plus tard le 15 du mois suivant (moins de 50 salariés)

    La DSN, produite à partir du logiciel de paie, déclare les salaires, paie les cotisations et alimente l'Urssaf, l'assurance maladie, l'Agirc-Arrco, France Travail et le prélèvement à la source. Un arrêt de travail ou une fin de contrat se signale dans les 5 jours ouvrés. La DSN peut être confiée à un tiers déclarant, comme un expert-comptable, ou passer par le service Tese de l'Urssaf.

    Entreprendre Service Public, Déclaration sociale nominative (DSN) (F34059, vérifié le 4 mai 2026)
  13. 13

    Faire passer la visite d'information et de prévention

    dans les 3 mois suivant la prise de poste

    La visite d'information et de prévention est réalisée par un professionnel du service de prévention et de santé au travail. Elle a lieu avant l'affectation pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, et dans les 2 mois de l'embauche pour un apprenti majeur. Elle se déroule sur le temps de travail, et les frais de transport sont à la charge de l'employeur.

    Service Public, Médecine au travail : qu'est-ce que la visite d'information et de prévention (Vip) ? (F34061, vérifié le 20 octobre 2025)
  14. 14

    Tenir le premier entretien de parcours professionnel

    au cours de la 1re année, puis tous les 4 ans

    Annoncé dès l'embauche, l'entretien de parcours professionnel porte sur les compétences, les besoins de formation et les souhaits d'évolution du salarié, et non sur l'évaluation de son travail. Il concerne tous les contrats, à temps plein ou partiel, apprentissage et professionnalisation compris, et se déroule pendant le temps de travail.

    Entreprendre Service Public, Qu'est-ce qu'un entretien de parcours professionnel (EPP) ? (F32040, vérifié le 1er octobre 2026)

Avant de recruter : salaire minimum, contrat et période d'essai

Employeur et salarié fixent librement le salaire, mais jamais sous le Smic, 1 867,02 € brut par mois pour 35 heures, ni sous le minimum de la convention collective s'il est plus élevé. D'où l'intérêt de trouver la convention dès le premier salarié : c'est celle de l'activité principale de l'entreprise, et le code APE attribué par l'Insee en donne un indice.

Le CDI reste la règle : un CDD doit reposer sur un motif prévu par la loi, comme le remplacement d'un salarié ou un accroissement temporaire d'activité, sans pourvoir durablement un emploi permanent. Un CDI à temps partiel doit être écrit ; le salaire suit alors le nombre d'heures, comme le montre le Smic à temps partiel.

La période d'essai n'est pas obligatoire et doit figurer dans le contrat ou la lettre d'engagement. En CDI, elle dure au plus 2 mois pour un employé ou un ouvrier, 3 mois pour un agent de maîtrise ou un technicien et 4 mois pour un cadre, renouvelable une fois si un accord de branche étendu et le contrat le prévoient et si le salarié l'accepte.

Déclarer le salarié : ce que déclenche la DPAE

Envoyée à l'Urssaf au plus tôt 8 jours avant l'embauche, et avant la prise de poste, la première déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ouvre le compte employeur, immatricule le salarié à l'assurance maladie, affilie l'entreprise à l'assurance chômage et transmet la demande d'adhésion au service de prévention et de santé au travail. Sous 500 salariés, l'entreprise adhère à un service interentreprises.

L'oubli coûte cher : pénalité administrative de 1 305 € par salarié, amende de 1 500 € si l'omission n'est pas intentionnelle, délit de travail dissimulé si elle l'est.

Dès son arrivée, le salarié doit bénéficier de la complémentaire santé collective, sauf dispense, payée au moins pour moitié par l'employeur, et être inscrit au registre unique du personnel. Le document unique d'évaluation des risques et les affichages obligatoires sont dus dès ce premier salarié.

Paie et DSN : le rythme mensuel d'un employeur

Chaque mois, l'employeur établit le bulletin de paie à partir des salaires, primes et avantages en nature, retient les cotisations salariales et l'impôt prélevé à la source, puis transmet la déclaration sociale nominative. Sous 50 salariés, la DSN est due au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail. Elle sert à payer les cotisations et à affilier le salarié à la retraite complémentaire.

La DSN se produit avec un logiciel de paie compatible, ou se délègue : à un tiers déclarant comme un expert-comptable, ou au service gratuit Tese de l'Urssaf, utilisable depuis le 1er janvier 2026 pour tous les salariés ou pour une embauche ponctuelle. Selon l'Urssaf, un premier oubli ou retard de déclaration ou de paiement n'entraîne pas de majorations de retard.

Salaire, cotisations et aides : le budget d'un premier salarié

Pour un salarié non cadre au Smic à temps plein, 1 867,02 € brut, dans une entreprise de moins de 11 salariés, les cotisations patronales atteignent 820,87 € avant réduction. La réduction générale dégressive unique en retire 700,13 € : il reste 120,74 € de charges, mutuelle comprise, soit un coût total de 1 987,76 € par mois. Le salarié touche 1 455,99 € net avant impôt.

À mi-temps, le Smic brut est de 933,51 € ; un apprenti de 26 ans et plus payé au Smic coûte 1 964,79 € par mois. Les autres cas se calculent avec le simulateur de coût employeur, et les taux sont détaillés avec les charges patronales.

Selon le contrat et la personne recrutée, l'embauche peut ouvrir droit à une aide de l'État ou de l'Agefiph, recensée avec les aides à l'embauche.

Se faire accompagner gratuitement par l'Urssaf

L'Urssaf propose deux services gratuits aux nouveaux employeurs :

  • Première embauche : un accompagnement personnalisé de 12 mois par une cellule dédiée ; un courrier le propose dans les 3 mois suivant la première embauche, puis un conseiller appelle ;
  • la visite conseil : un spécialiste de l'Urssaf vérifie les documents et les déclarations sociales et conseille l'employeur pour éviter les erreurs ; elle s'adresse aux entreprises qui ont employé leurs premiers salariés au cours des 18 derniers mois.

Pour rédiger le contrat, l'Urssaf renvoie vers un avocat ou un expert-comptable ; un simulateur public recense, avant même de recruter, les obligations liées à l'effectif.

Questions fréquentes

Quelles sont les démarches pour embaucher son premier salarié ?

Avant l'arrivée : convention collective, choix du contrat et DPAE, au plus tôt 8 jours avant l'embauche. Le jour même : contrat écrit, mutuelle, registre du personnel, document unique et affichages. Ensuite : informations écrites sous 7 jours puis 1 mois, bulletin de paie, DSN mensuelle et visite d'information et de prévention dans les 3 mois.

Quand faire la DPAE pour un premier salarié ?

La DPAE doit parvenir à l'Urssaf avant la prise de poste ou le début de la période d'essai, au plus tôt 8 jours avant l'embauche. Pour un premier salarié, elle se fait sur due.urssaf.fr, ce qui crée le compte employeur. Si l'embauche ne se fait finalement pas, il faut prévenir l'Urssaf rapidement.

Combien coûte un premier salarié au Smic ?

Pour un salarié non cadre à temps plein payé au Smic, 1 867,02 € brut, le coût total est de 1 987,76 € par mois dans une entreprise de moins de 11 salariés, mutuelle comprise. La réduction générale efface l'essentiel des cotisations patronales : il reste 120,74 € de charges. À mi-temps, le Smic brut est de 933,51 €.

La mutuelle est-elle obligatoire dès le premier salarié ?

Oui. Tout employeur du secteur privé doit faire bénéficier ses salariés d'une complémentaire santé collective, quelle que soit leur ancienneté, et en payer au moins la moitié. Certains salariés peuvent demander une dispense, par exemple s'ils sont déjà couverts, en CDD de moins de 3 mois ou à temps partiel de 15 heures par semaine au plus.

Le document unique (DUERP) est-il obligatoire avec un seul salarié ?

Oui. Le document unique d'évaluation des risques professionnels est obligatoire dans toutes les entreprises dès l'embauche du premier salarié. Il recense les dangers, évalue les risques et liste les actions de prévention, sans modèle imposé. Ne pas y inscrire les risques expose une personne physique à une amende de 1 500 € au plus.

Quand organiser la visite médicale d'embauche ?

La visite d'information et de prévention a lieu dans les 3 mois suivant la prise effective du poste. Elle se passe avant l'affectation pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, et dans les 2 mois pour un apprenti majeur. La demande d'examen médical part avec la DPAE.

Autres outils sur les salaires

Salaire brut en net

Du brut au net et du net au brut, jusqu'au net après impôt.

Montant du Smic

Brut et net, mineurs, Mayotte et historique des hausses.

Coût d'un salarié

Simulateur du coût employeur, du brut, du net ou du budget.

Charges patronales

Taux de chaque cotisation et exemples chiffrés.

Smic à temps partiel

Brut et net de 1 à 35 heures par semaine.

Salaire en alternance

Grille de l'apprenti et du contrat de professionnalisation.

Gratification de stage

Montant minimum selon les heures de présence.

Aides à l'embauche

Apprenti, handicap, contrat aidé : montants et démarches.

Grilles indiciaires

Salaire des fonctionnaires territoriaux, échelon par échelon.

Sources et méthode

Les cotisations sont calculées ligne par ligne avec les taux, plafonds et formules publiés par l'Urssaf dans la base de règles de son simulateur (mon-entreprise.urssaf.fr). Le calcul est contrôlé contre ce simulateur : sur plus de 170 situations (Smic, cadres, hauts salaires, temps partiel, apprentis, prélèvement à la source), l'écart ne dépasse pas 1 €. Périmètre : salarié du secteur privé en métropole, hors Alsace-Moselle, entreprise de moins de 250 salariés, sans heures supplémentaires. Chaque cotisation est arrondie au centime, comme sur un bulletin de paie.

Site indépendant, sans lien avec l'administration ni avec le réseau Initiative France. Ces montants sont indicatifs et ne remplacent ni un bulletin de paie ni le conseil d'un expert-comptable.